Dossier Compleet · voor accountantskantoren
Bee Flow houdt bij welke stukken elke klant nog moet aanleveren, stuurt duidelijke herinneringen en archiveert wat binnenkomt. Je team ziet welke dossiers compleet zijn en springt bij waar een mens nodig is.
Plan een procesgesprekBekijk een voorbeeld
Zo werkt het
Per soort klant en deadline welke stukken je nodig hebt, bijvoorbeeld voor de jaarrekening of de aangifte.
De klant krijgt een duidelijke e-mail met wat er nog ontbreekt, en herinneringen volgens het schema dat jij kiest.
Bijlagen per e-mail of in een gedeelde map worden herkend, gearchiveerd en afgevinkt.
Dossiers die onvolledig blijven, of stukken die onduidelijk zijn, gaan naar een mens. Jij bepaalt wat er naar klanten gaat.
Je klanten leveren nog steeds zelf aan. Het controleren en herinneren is geen handwerk meer.
| Nu | Met Bee Flow | |
|---|---|---|
| Weten wat ontbreekt | Checklists in een sheet, of in iemands hoofd | Eén lijst per klant, afgevinkt zodra stukken binnenkomen |
| Herinneringen | Iemand mailt als het hem te binnen schiet | Op schema verstuurd, in jullie toon, volgens jullie regels |
| Binnenkomende stukken | Met de hand gedownload, hernoemd en opgeslagen | Herkend en in de juiste map gezet |
| Overzicht | Rondvragen op kantoor | Status per klant in één oogopslag |
| Controle | Hangt af van wie er is | Elke herinnering en beslissing vastgelegd |
Wat je krijgt
Per soort klant en deadline de stukken die je nodig hebt. Die lijsten houd je zelf bij.
Per e-mail vanaf je eigen adres, via Gmail of Microsoft 365. Jij bepaalt de toon en het schema.
Pdf's en scans worden herkend en afgevinkt. Herkenning is nooit 100% zeker, dus twijfelgevallen gaan naar een mens.
Stukken komen in een gedeelde map per klant, bijvoorbeeld in Nextcloud. Je documentsysteem via de API als maatwerk.
Eén overzicht van welke dossiers compleet zijn, welke wachten en welke een mens nodig hebben.
We bouwen het samen met je, testen het zonder iets naar klanten te sturen, en beheren het elke maand.
Fictieve gegevens
Bakkerij Voorbeeld, jaarrekening 2026. Ontvangen: bankafschriften Q1 tot en met Q3, verkoopfacturen, loonoverzicht. Ontbreekt: bankafschriften Q4, het nieuwe leasecontract voor de bus.
Verstuurd volgens jullie regels
"Hoi Anja, voor de jaarrekening van Bakkerij Voorbeeld missen we nog twee stukken: de bankafschriften van Q4 en het leasecontract van de nieuwe bus. Je kunt de bestanden als antwoord op deze mail sturen. Groet, het team."
Eerlijk over grenzen
Je boekhoud- of praktijkpakket blijft de bron. Een koppeling ermee gaat via de API van dat pakket en is maatwerk, per pakket afgesproken.
Bee Flow herinnert en maakt het makkelijk, maar kan een klant niet dwingen. Dossiers die open blijven, gaan naar een mens.
Bee Flow herkent wat een stuk is, niet of de cijfers kloppen. Je team beoordeelt de inhoud.
Na een procesgesprek van 20 minuten krijg je een vaste prijs voor de inrichting en een maandbedrag voor beheer. Die baseren we op het aantal klanten en jullie systemen. Daarnaast betaal je voor de softwarelicentie, hosting en het gebruik van een AI-model; de licentieprijzen staan op de prijspagina.
Bekijk de licentieprijzenFAQ
Bee Flow doet de opvolging naast je pakket. Lezen uit of schrijven naar het pakket gaat via de API ervan en is maatwerk, dat we per pakket afspreken voordat we beginnen.
Nee. Verzoeken en herinneringen komen van je eigen e-mailadres, en klanten antwoorden per mail of via de gedeelde map waarmee je al werkt.
Jij. Je stelt de regels voor herinneringen vast, en je kunt elk bericht eerst goedkeuren voordat het de deur uitgaat.
Dat hangt af van het aantal klanten en jullie systemen. Na het procesgesprek krijg je een planning en een vaste prijs.
Mails en stukken worden verwerkt in jullie Bee Flow-omgeving. Om ze te herkennen gaat de tekst naar het AI-model dat je kiest, gehost of op eigen hardware. Met de guard-service geïnstalleerd en ingeschakeld controleert de Privacy Shield eerst op persoonsgegevens. Op de pagina over veiligheid staan de details.
Ja. Begin met één groep klanten en één deadline, en breid uit als het goed loopt.
Vertel hoe stukken nu bij je binnenkomen en waar het najagen tijd kost. We zeggen eerlijk of automatiseren voor jullie loont.
Plan een procesgesprek