Offerte Intake · voor groothandels en toeleveranciers
Bee Flow leest offerteaanvragen zodra ze in je mailbox binnenkomen, haalt klant, artikelen en aantallen eruit en zet ze klaar in het format waarmee je team werkt. Een mens controleert voordat er iets de deur uitgaat.
Plan een procesgesprekBekijk een voorbeeld
Zo werkt het
Per e-mail, als getypte tekst of als bijlage, in je gedeelde mailbox in Gmail of Microsoft 365.
Klant, contactpersoon, artikelen, aantallen en gewenste datum worden eruit gehaald, ook uit pdf's en scans.
Artikelen en klanten worden gekoppeld aan jullie eigen lijsten, of aan jullie systeem als dat een API heeft.
Je team ziet een klaargezette aanvraag en keurt goed, past aan of wijst af. Onduidelijke aanvragen gaan naar een mens in plaats van dat er gegokt wordt.
Het werk blijft hetzelfde. Het overtypen en zoeken verdwijnt.
| Nu | Met Bee Flow | |
|---|---|---|
| De aanvraag lezen | Iemand opent elke mail en bijlage | Automatisch gelezen, ook uit pdf's en scans |
| Overtypen | Regels worden overgetypt in een sheet of systeem | Velden zijn ingevuld, klaar om te controleren |
| Ontbrekende gegevens | Pas laat ontdekt, dan nog een mail erachteraan | Direct gemarkeerd, met een conceptvraag aan de klant |
| Overzicht | In de mailbox van wie hem oppakte | Eén lijst met elke aanvraag en de status |
| Controle | Hangt af van wie er is | Elke stap vastgelegd; niets naar een klant zonder goedkeuring |
Wat je krijgt
Gmail of Microsoft 365, ook gedeelde postvakken. Andere mailservers als maatwerk.
Klant, artikelen, aantallen en data uit de mailtekst, pdf's en scans. Uitlezen is nooit 100% zeker, dus twijfelgevallen gaan naar een mens.
Elke aanvraag in één overzicht met de status, zodat er niets blijft liggen als iemand afwezig is.
Een mens keurt elk bericht aan een klant goed. Elke beslissing wordt vastgelegd: wie, wanneer en wat diegene zag.
Lezen uit of schrijven naar je ERP- of orderpakket gaat via de API van dat pakket en spreken we per systeem af.
We bouwen het samen met je, testen het op jullie eigen voorbeelden zonder iets te versturen, en beheren het elke maand.
Fictieve gegevens
"Hallo, kunnen jullie een offerte maken voor 20 kogelkranen DN25, 12 buisklemmen 28 mm en 5 meter koperen buis 22 mm? Levering in week 48 op ons adres in Utrecht. Met vriendelijke groet, J. de Boer, Installatiebedrijf Voorbeeld."
Voor je team om te controleren
Klant: Installatiebedrijf Voorbeeld (gekoppeld). Contactpersoon: J. de Boer. Regels: kogelkraan DN25 × 20, buisklem 28 mm × 12, koperen buis 22 mm × 5 m. Levering: week 48, Utrecht. Let op: voor de buisklem passen twee artikelen, kies er een.
Eerlijk over grenzen
Handgeschreven notities, slechte scans of vage omschrijvingen gaan naar een mens in plaats van dat er gegokt wordt.
Bee Flow zet klaar. Prijzen en voorwaarden komen uit jullie eigen lijsten, en je team controleert ze.
Heeft je systeem geen API, dan leveren we aan in een lijst of bestand dat je team inleest. Dat spreken we vooraf af.
Na een procesgesprek van 20 minuten krijg je een vaste prijs voor de inrichting en een maandbedrag voor beheer. Die baseren we op jullie volume en systemen. Daarnaast betaal je voor de softwarelicentie, hosting en het gebruik van een AI-model; de licentieprijzen staan op de prijspagina.
Bekijk de licentieprijzenFAQ
Nee. Bee Flow koppelt met Gmail of Microsoft 365 en werkt met het systeem dat je al gebruikt. Heeft dat systeem geen API, dan leveren we aan in een lijst of bestand.
Een set recente aanvragen als voorbeeld, je artikellijst of toegang tot je systeem, en één persoon die beslist hoe uitzonderingen worden afgehandeld.
Dat hangt af van jullie volume en systemen. Na het procesgesprek krijg je een planning en een vaste prijs.
Die gaan naar een mens, met een notitie over wat er ontbreekt. Bee Flow gokt niet.
Mails en bijlagen worden verwerkt in jullie Bee Flow-omgeving. Om ze te lezen gaat de tekst naar het AI-model dat je kiest, gehost of op eigen hardware. Met de guard-service geïnstalleerd en ingeschakeld controleert de Privacy Shield eerst op persoonsgegevens. Op de pagina over veiligheid staan de details.
Ja. De meeste bedrijven beginnen met één mailbox en één soort aanvraag, en breiden uit als het goed loopt.
Vertel hoe aanvragen nu binnenkomen en wat er daarna gebeurt. We zeggen eerlijk of automatiseren voor jullie loont.
Plan een procesgesprek